Tietosuojaseloste
Rekisteri- ja tietosuojaseloste:
Henkilötietolain (10 ja 24 §) sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Päivitetty: 15.09.2023
1. Rekisterinpitäjä
Urano Oy
Hämeentie 155 C, 6 krs., 00560, Helsinki
puh. 010 219 5400
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Kai Jäntti
kai@urano.fi
puh. 010 219 5400
3. Rekisterin nimi
Urano Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Urano Oy:n oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.
Rekisteriä käytetään asiakassuhteiden hoitamiseen, sovittujen asioiden ja lupausten täyttämiseen, palvelujemme kehittämiseen sekä markkinoinnin kohdentamiseen.
5. Rekisterin tietosisältöRekisteri sisältää tai voi sisältää seuraavia tietoja asiakkaista ja potentiaalisista asiakkaista:
- Yrityksen / yhteisön nimi sekä Y-tunnus, asiakasnumero ja asiakkuusluokka
- Yrityksen / yhteisön osoite ja muut yhteystiedot
- Henkilön etu- ja sukunimi
- Henkilön sähköpostiosoite
- Henkilön tehtävänimike ja/tai asema
- Henkilön puhelinnumerot
- Postituslistat, joissa henkilö on mukana
- Merkintä, jos henkilö on kieltänyt massasähköpostien lähettämisen
Rekisterissä on lisäksi tietoa asiakassuhteen aikana tapahtuneista asioista, mm. sähköposteja, sopimuksia, tarjouksia, tilauksia ja kalenterimerkintöjä, jotka linkittyvät ko. henkilöön. Samoin voi olla tietoja valmennuksista, - joihin henkilö on osallistunut - sekä muista ostetuista palveluista.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Saamme tietoja rekisteröidyiltä itseltään ja heidän edustamiltaan organisaatioilta. Tietoja ylläpidetään ja täydennetään myös yleisesti julkisesti saatavilla olevilla tiedoilla. Näitä ovat esim. yritysten kotisivut, viranomaislähteet jne.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Emme myy henkilötietoja kolmansille osapuolille, emmekä luovuta henkilötietoja ulkopuolisille, ellei Suomen laki tai Suomen viranomaiset muuta vaadi tai ellei se ole välttämätöntä asiakkaamme edun ja luottamuksen turvaamiseksi. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Käyttämämme rekisteriohjelma toteutetaan ulkoistettuna pilvipalveluna. Ohjelman toimittaja on sitoutunut noudattamaan Euroopassa voimassaolevia lakeja ja määräyksiä ja huolehtimaan kattavasta tietosuojasta.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri on kolmannen osapuolen ylläpitämässä ohjelmistossa pilvipalveluna. Rekisteriä tai sen kopiota ei ole erillisillä laitteilla, vaan tiedot ja niiden varmuuskopiot ovat vain pilvipalvelussa. Manuaalista rekisteriä ei ole.
Rekisterin tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen oikeus. Jokaisella käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedon käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Tallennettuja tietoja ja käyttöoikeuksia käsitellään luottamuksellisesti. Tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde kestää ja/tai se on kohdan 4. mukaan tarpeellista tai kunnes henkilö tai hänen edustama organisaatio toisin määrää. Joitain tietoja saatetaan joutua säilyttämään pidempään lain tai viranomaismääräyksen toimesta.
Rekisterin käyttöä valvotaan ohjelman login avulla sekä päivittäisessä johtamisessa. Palvelun tarjoaja on sitoutunut huolehtimaan laitteistojen fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus päivittää tietojaan, tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus estää massamarkkinointi tai pyytää tietonsa poistamista. Tietoja voidaan myös poistaa asiakassuhteen loppumisen vuoksi tai mikäli tiedot katsotaan muuten tarpeettomiksi. Poistamispyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Urano Oy pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä rekisteriselostetta ilmoittamatta tästä erikseen rekisteröidylle. Rekisteröity henkilö vastaa itse siitä, että hän tutustuu rekisteriselosteeseen säännöllisin väliajoin.